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Adressen in der CRM Datenbank

In einem vorherigen Blogbeitrag ging es um das Thema Marketing mit Kundendaten. Dieses Thema möchte ich heute aufgreifen und fortsetzen, denn das Marketing mit Kundendaten ist eng mit Adressen in der CRM Datenbank verbunden. Ein professionelles Tool zur Adressverwaltung hilft da ungemein. Zum Start steht die Auswahl des CRM Systems:

Auswahl der passenden CRM Software

Ein einfaches Kundebeziehungsmanagement System ist für viele kleine Unternehmen ausreichend. Überstürzen Sie den Kauf eines teuren Marketing-Datenbanksystems nicht, wenn Sie Ihre Hausaufgaben nicht gemacht haben. Adressen in der CRM Datenbank sind wichtig und für den Erfolg eines Unternehmens wichtig, allerdings nicht zu jedem Preis. Es gibt kostengünstige und sogar kostenlose CRM Systeme. Die neuesten Kontaktverwaltungs- und E-Mail-Datenbank-Tools wurden speziell dafür entwickelt, die meisten Ihrer Marketinganforderungen zu erfüllen. Primär geht es um die Verwaltung Ihrer B2B oder B2C Adressen in der CRM Datenbank mit sinnvollen Funktionen für Vertrieb und Marketing.

Benutzerfreundlichkeit ist der Schlüsselfaktor von Adressen in der CRM Datenbank

Eine Datenbank, die nicht einfach zu bedienen ist, wird nicht in vollem Umfang genutzt und ist möglicherweise anfällig für Fehler und Auslassungen. Die Eingabe neuer Daten und die Aktualisierung bestehender Datensätze muss schnell und einfach sein. Wenn Ihr Team von zu Hause aus oder an verschiedenen Orten arbeitet, ist der Fernzugriff auf die Informationen unerlässlich. Entscheiden Sie sich für eine flexible Datenbank, die Mailings (auch per E-Mail) unterstützt, Berichte erstellt, die Änderung von Auswahlen aus einer Liste ermöglicht und mit Ihrer Textverarbeitungssoftware verbunden werden kann. Als Analysewerkzeug muss Ihre Datenbank es Ihnen ermöglichen, Informationen auf viele verschiedene Arten auszuwählen, anzuzeigen und weiterzugeben.

Wie Sie Ihre Datenbank nutzen, hängt von der Spezifikation Ihres Systems ab

  • Entscheiden Sie vor dem Kauf, ob Sie Daten in und aus Anwendungen wie Ihrer Website, der Auftragsabwicklung oder der automatisierten Kreditkartenabwicklung importieren und exportieren müssen.
  • Weitere Aspekte sind die Gesamtgröße der Datenbank, der Umfang und die Häufigkeit der Aktualisierungen, die voraussichtliche Anzahl der Benutzer und etwaige besondere Anforderungen bei der Adresspflege im CRM.

Berücksichtigen Sie die Prozesse, für die Eingabe von Adressen in der CRM Datenbank benötigt werden!

Die manuelle Eingabe Adressen in der CRM Datenbank ist in kleinen Mengen einfach, aber schwieriger, wenn Tausende von Leads zu erfassen sind. Die beste Lösung für die Eingabe einer großen Menge neuer Daten kann die Hinzuziehung externer Hilfe sein. Möglicherweise ist es möglich, Daten einzuscannen, die Sie in gedruckter Form erhalten. Formulare auf Ihrer Website können zur Erfassung von Adressen, einschließlich E-Mail-Adressen, verwendet werden. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Kunden auch die Möglichkeit geben, ihre Namen aus Ihrer Datenbank zu löschen und sich von Ihren E-Mails abzumelden. Sie können auch E-Mail Adressen kaufen allerdings sollten Sie hier auf die Herkunft und Einhaltung der DSGVO achten.

Die Kosten sind wahrscheinlich nicht der wichtigste Faktor bei der Wahl der Datenbank

Die anfänglichen Softwarekosten sind unbedeutend im Vergleich zu den laufenden Kosten für Dateneingabe, -aktualisierung und -pflege.

Entwurf einer CRM Datenbank für Marketing und Vertrieb

Überlegen Sie, was Sie von Ihrer CRM Datenbank erwarten. Sobald Sie wissen, was Sie mit der Datenbank erreichen wollen, sollten Sie sich von Datenbankexperten beraten lassen, welche Optionen am besten geeignet sind, um Ihre Ziele zu erreichen. Möchten Sie die Adressen für das Direktmarketing nutzen? Sollen Adressen nach Umsatz, Mitarbeiterzahl und Branche ausgewertet werden? Generell sollten Sie Adressen mit Informationen anreichern können. Das ist die Grundlage für CRM im Marketing bzw. die Durchführung von Direktmarketing mit CRM.

  • Genauigkeit kommt von selbst, wenn das System dem Benutzer hilft
  • Bieten Sie den Benutzern Abkürzungen für den Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen, damit sie nicht jedes Mal alles vollständig eintippen müssen.
  • Erleichtern Sie das Hinzufügen neuer Informationen, aber stellen Sie sicher, dass Datensätze nicht einfach gelöscht werden können, vor allem nicht in großen Mengen, ohne dass eine Sicherheitsüberprüfung stattfindet.
    • Fügen Sie Felder für Kommentarnotizen in Ihre Datenbank ein. Andernfalls könnten Benutzer Kommentare in andere leere Felder schreiben, was zu Problemen führen könnte.

In den meisten PC-basierten oder Online-Kontaktverwaltungssystemen wird dies alles für Sie erledigt.

Machen Sie die Datenbank so flexibel wie möglich

  • Sie müssen in der Lage sein, eine Auswahlliste von Daten zu erstellen und eine gezielte Gruppe von Datensätzen zusammenzustellen, um genau die Liste zu erhalten, die Sie für Ihr Mailing oder Ihren Bericht verwenden möchten.
  • Sie müssen in der Lage sein, Serienbriefe zu erstellen, indem Sie die Datenbank mit Textverarbeitungs- oder E-Mail-Software kombinieren, um Briefe oder E-Mails an Personenlisten zu senden. Adressen mit Ansprechpartner nach Funktionen (wie zum Beispiel Marketingleiter, Einkaufsleiter oder IT Leiter sollten angelegt sein).
  • Sie sollten in der Lage sein, ein Etikett für einen einzelnen Briefumschlag oder 2.000 Etiketten für eine Mailing-Aktion zu erstellen, ohne dass es zu Komplikationen kommt.
  • Die Kontakthistorie eines jeden Kunden muss leicht zugänglich sein. Eine echte Erleichterung die die Reaktionszeit im Vertrieb verkürzt. Ein gutes Beispiel für den Nutzen von CRM im Vertrieb.
  • So können Sie sicherstellen, dass Sie dieselbe Mitteilung nicht zweimal versenden.
  • Verwenden Sie Kategorien, Codes und Schlüsseldatenfelder, um die Daten als Ganzes zu organisieren
  • Mit Hilfe von Kategorien und Kennungen können Sie die Datensätze herausfiltern, die Sie für die Analyse oder eine gezielte Marketingkampagne benötigen.
  • Nutzen Sie validierte Felder, in die nur einer von mehreren Codes eingegeben werden kann.

Verwenden Sie eindeutige Beschreibungen für Adressen in der CRM Datenbank

Stellen Sie sicher, dass die Bedeutung eines Häkchens oder einer Markierung in einem Feld klar definiert ist. Sie müssen zum Beispiel wissen, ob Ihr Kennzeichen „Kunde“ auch abgelaufene Kunden umfasst. Verwenden Sie Datumsangaben, um zeitabhängige Daten zu erzeugen, zum Beispiel das Alter einer Person. All diese Kleinigkeiten sorgen für Verbesserungen in der Intensivierung der Kundenbeziehungen, erreicht durch den Einsatz von CRM im Service und im Vertrieb.

Stellen Sie sicher, dass der Entwurf Ihre Ziele erreicht

Prüfen Sie in jeder Phase des Entwurfsprozesses, ob das Ergebnis Ihren vereinbarten Spezifikationen und Anforderungen entspricht. Eine gute Datenbank erfordert, dass Sie so wenig Daten wie möglich erfassen, um Ihre Ziele zu erreichen, und stellt sicher, dass Sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. So werden Adressen in der CRM Datenbank einen echten Mehrwert für ihr Marketing liefern. In unserem CRM-Onlineshop finden Sie Lösungen der cobra und viele ergänzende Informationen zu Adressen in der CRM Datenbank.

Bei Fragen zu diesem Thema kontaktieren Sie uns gerne. Wir stehen mit Rat und Tat zur Seite.

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